22 februari 2019

18. Kengetallen van de branche
    In de beginfase van je onderneming zijn managementbeslissingen vaak gebaseerd op de directe situatie. Maar naarmate je bedrijf groeit, wordt het steeds belangrijker om normen te hanteren die gangbaar zijn binnen je branche en op de lange termijn houdbaar zijn. Je wilt immers kunnen concurreren met anderen in je sector, en dat kan alleen als je vergelijkbare kaders hanteert en op bepaalde terreinen ‘in de pas’ loopt.
    Wat bedoel ik hiermee? Heel eenvoudige zaken zoals: “De huisvestingskosten bedragen tussen de X% en Y% van de omzet,” of “De loonsom is Z% van de omzet.” Er is genoeg informatie beschikbaar om te zorgen dat je bedrijf niet ‘scheefgroeit’ en dat je niet te laat ontdekt dat je niet marktconform opereert. Het doel van dit ‘in de pas lopen’ is niet om je niet te onderscheiden, maar om te zorgen dat je ook in slechte tijden kunt blijven concurreren. Zo kunnen gemiddelde reserves van bijvoorbeeld ‘p x jaaromzet’ een indicatie zijn. Als jouw reserves maar ‘1/3 p x jaaromzet’ zijn, betekent dat dat je eerder moet afhaken in een concurrentiestrijd omdat je minder financiële armslag hebt.
    Op personeelsgebied kunnen dergelijke cijfers ook richting geven aan gesprekken over functioneren en arbeidsvoorwaarden. Je laat zien dat je weet hoe het gemiddeld in de branche gaat. Als je wilt afwijken van de normen, zorg dan dat je hier goed over hebt nagedacht. Het uitgangspunt van genialiteit is meestal niet verstandig; ook anderen zijn echt niet dom. Bespreek afwijkende plannen altijd met je commissarissen, adviseur of accountant.
19. Gratis werk en volledige tarieven
    Doe af en toe iets voor niets! Concurrenten laten zien dat jij goede tarieven kunt vragen bij je klanten is net zo belangrijk als laten zien dat je bereid bent je buiten je ‘omzetverantwoordelijkheid’ in te zetten voor maatschappelijke doelen. Dit kan bijvoorbeeld de speeltuinvereniging zijn, een patiëntenvereniging, een serviceclub of een vakorganisatie. Het kan zelfs zo simpel zijn als het rechtzetten van een foutje van je opdrachtgever.
    Ik herinner me nog altijd dat ik ooit een prachtige grote klus niet gunde aan iemand die zich nooit belangeloos inzette. Dat heeft zij later eigenlijk nooit meer goed kunnen maken. Een eerlijke afweging tussen wederzijdse belangen in elke opdracht is cruciaal. Als je een klant teveel vraagt, merken ze dat en verspeel je meer dan je verdient. Wees dus redelijk en probeer je in te leven in de klant. Wat zou jij doen als je die klant was? Deze benadering zorgt er vrijwel altijd voor dat redelijkheid de boventoon voert, je klanten behoudt en moeilijke situaties vermijdt.
20. Dagelijkse aansturing
    In het begin van mijn bedrijf was ik iemand die er voortdurend bovenop zat. Achteraf gezien was ik waarschijnlijk niet de ideale werkgever. Dit had waarschijnlijk te maken met mijn eigen onwetendheid en onzekerheid. Ik had nooit eerder een bedrijf gerund, nooit deze blogs gelezen, en geen enkele ondernemersopleiding gevolgd.
    Hoewel ik het verst weg woonde (>70 km), was ik vrijwel altijd als eerste op kantoor, en mijn kamer was dicht bij de buitendeur zodat ik alle ‘verkeer’ goed in de gaten kon houden. Ik betrapte mezelf er zelfs op dat ik “Goedemiddag” zei als iemand te laat binnenkwam—ook dat was niet verstandig. Mensen komen meestal niet te laat omdat ze zich hebben verslapen.
    In de loop der jaren veranderde mijn aanpak. Iedereen kreeg taken en verantwoordelijkheden, en zolang die binnen de gestelde normen werden uitgevoerd, was er weinig discussie. Of iemand notulen maakt op zondagavond of maandagmiddag, maakt uiteindelijk niet uit. Het is belangrijk om vrijheid te geven, afhankelijk van het type medewerker dat je aanstuurt. De controlerende houding die ik in het begin had, bleek een ramp, zowel voor mijzelf als voor anderen. Als startende ondernemer moet je over veel kwaliteiten beschikken, en soms leer je die pas gaandeweg.
21. Blijven communiceren en je grenzen bewaken
    Ik heb twee keer meegemaakt dat ik een opdracht teruggaf aan een grote opdrachtgever. Dit gebeurde nadat ik het gevoel kreeg dat ze mijn tarieven wilden drukken, simpelweg om te zien hoe ver ze konden gaan. In beide gevallen ging het goed, en die escalatie leidde er juist toe dat de discussie daarna nooit meer terugkwam.
    Als je eerlijk bent, goed werk levert, een redelijk tarief hanteert en altijd bereikbaar bent, en de klant de opdracht toch terugneemt, is er iets fundamenteels mis. In dergelijke situaties moet je een rechte rug houden en je eigenbelang verdedigen, zolang dat redelijk en verdedigbaar is. Dit klinkt makkelijker dan het is, want je moet je zelfbeheersing goed bewaren. Maar als je de feiten en je gevoel eerlijk op tafel legt, werkt het meestal goed. In beide gevallen betrof het ambtenaren die hun baas wilden laten zien hoe goed ze konden onderhandelen. Met marktpartijen heb ik die discussie nooit gehad.
22. Fraude en diefstal
    Hoewel veel ondernemers dit onder de pet houden, komt het natuurlijk wel voor. De administrateur die even krap bij kas zit en denkt iets te kunnen lenen van de zaak zonder toestemming… Bij ons werd het ontdekt door het hoofd van de boekhouding, maar het had ook de accountant kunnen zijn. Als je administratie goed in elkaar zit, moet je van goede huize komen om ermee weg te komen.
    De medewerker werd natuurlijk op staande voet ontslagen, en we kwamen overeen dat het bedrag in termijnen zou worden terugbetaald, inclusief rente. Als hij zich niet aan deze afspraak hield, zouden wij de vordering uit handen geven en alsnog aangifte doen bij de politie. Alles werd keurig terugbetaald… Tja, het gebeurt.
    Ook op kleine schaal komt het voor dat bedrijfsmiddelen worden vervreemd, zoals pennen, papier, of kopieën voor een vereniging. Ik heb aangegeven dat kopiëren voor de vereniging prima is, zolang het met mij wordt overlegd. Ik wil het gewoon weten. Bij kleine kantoorbenodigdheden heb ik het geweten van de medewerkers aangesproken: “Als je zelf vindt dat het volledig terecht is, dan is het goed. Als je denkt dat het toch een beetje diefstal is, dan ben ik het ook met je eens…” Soms moet je creatief zijn in hoe je hiermee omgaat.

Jeroen Teelen 2019

040521 / 1371

040522 / 1555