22 februari 2019

16 Kengetallen van de branche
In het prille begin zijn management-beslissingen vooral geënt op de situatie van het moment. Als je kantoor/bureau groeit wordt het echter steeds belangrijker om in de aansturing normen te hanteren die binnen je branche gangbaar zijn en op langere termijn houdbaar. Je wilt per slot van rekening met je concurrenten kunnen blijven concurreren en dat kan eigenlijk alleen goed als je vergelijkbare kaders hanteert en op bepaalde terreinen ‘in de pas’ loopt.

Wat ik er mee bedoel? Heel simpele zaken als  “De huisvestingslasten bedragen tussen de x% en Y% van de omzet, de loonsom bedraagt z% van de omzet”, et cetera. Er is genoeg over te vinden en het voorkomt dat je ‘scheefgroeit’ en daar misschien te laat zelf achter komt. Doel van dit ‘in de pas lopen’ is niet dat je je niet mag onderscheiden natuurlijk. Het is vooral bedoeld om in slechte tijden te kunnen blijven concurreren en je tijdig bewust te maken dat je op bepaalde gebieden niet marktconform opereert. Als de gemiddelde reserves van een organisatie ‘p x jaaromzet‘ is en bij jou ‘ 1/3 p x jaaromzet‘ betekent dat domweg dat je bijvoorbeeld eerder moet afhaken in de concurrentiestrijd (dus je bedrijf moet stoppen) omdat je niet dezelfde financiële armslag hebt als collega’s. Ook op het personele vlak is het prettig om dergelijke cijfers te hebben. Branchenormen kunnen daarnaast richting geven aan gesprekken over functioneren en arbeidsvoorwaarden en je laat zien dat je weet hoe het gemiddeld bij ‘de anderen’ gaat. Over de items waarop je wilt afwijken (bewust onderscheiden van de branche) moet je dus eerst heel goed nadenken. Genialiteit is meestal geen verstandig uitgangspunt want die anderen zijn ook echt niet dom… dus denk er eerst heel goed over na en bespreek het met je commissarissen, adviseur of accountant… !

 17 Gratis en Vol tarief
Doe ook eens iets voor niets! Concurrenten laten zien dat jij bij je klantenkring een goed tarief kunt halen is net zo belangrijk als je klanten laten zien dat je bereid bent om je buiten je ‘omzetverantwoordelijkheid’ in te zetten voor maatschappelijke doelen. Dat kan de speeltuinvereniging zijn of een patiëntenvereniging, de serviceclub of de vak-organisatie… of het wegpoetsen van een foutje van je opdrachtgever. Ik weet nog dat ik zelf onwillekeurig een keer een prachtige klus niet heb gegund aan iemand omdat die dat juist allemaal niet deed… zij heeft dat eigenlijk nooit echt meer goed kunnen maken. Toch jammer!
Het is natuurlijk altijd van belang om in een opdracht een eerlijke afweging te maken tussen de wederzijdse belangen. Als je een klant het vel over de oren haalt, merkt die klant dat echt wel en daarmee verspeel je meer dan je er aan verdient! Wees dus redelijk en probeer op de stoel van de klant te gaan zitten in een afweging. Wat zou jij doen als je die klant was in deze situatie? Op die manier voert vrijwel altijd de redelijkheid de boventoon, behoud je een klant en voorkom je moeilijke situaties omdat je ze vooraf hebt overdacht.

 18 Dagelijkse aansturing
In mijn bedrijf was ik in het prille begin echt wel iemand die er steeds bovenop zat. Ikwas allesbehalve een ideale werkgever lijkt me nu. Ik denk dat dit vooral te maken met je eigen onwetendheid en onzekerheid op dat moment. Ik had ook nog nooit een bedrijf gerund, nooit deze blogjes gelezen, geen enkele ondernemersopleiding genoten, dus… 

Hoewel ik het verst weg woonde (70km) was ik vrijwel altijd als eerste op kantoor en mijn kamer was dicht bij de buitendeur zodat ik alle ‘verkeer’ goed in de gaten kon houden. “Goedemiddag” zeggen als iemand ook maar iets te laat binnenkwam is me dus ook echt overkomen en ook dat was niet verstandig. Mensen komen gemiddeld niet te laat omdat ze zich verslapen hebben…

In de huidige tijd is het voor medewerkers vaak een kunst om alle ‘ballen in de lucht te houden’, zéker als ze ook nog eens een gezin met kinderen hebben. Later toen de haren grijzer werden was de omgang ook duidelijk anders. Iedereen had taken en verantwoordelijkheden en als die goed werden uitgevoerd binnen de gestelde normen, was er verder nauwelijks/geen discussie. Wat maakt het nou uit of mensen de notulen maken op zondagavond of op maandagmiddag? Die vrijheid en hoe je hier mee om kunt of moet gaan verschilt heel erg met het type medewerker dat je aanstuurt, maar de politieagent van het begin vond ik een ramp voor mezelf en voor de anderen. Als je net begonnen bent moet je blijkbaar wel ineens over heel veel kwaliteiten beschikken…

19 Blijven communiceren en niet over je heen laten lopen?
Ik heb bij twee heel grote opdrachtgevers de situatie meegemaakt dat ik heb gemeld dat ik de opdracht teruggaf. Dat was beide keren nadat ik het gevoel kreeg dat ze het onderste uit de kan wilden halen en dus aan je tarieven willen morrelen, gewoon om te kijken hoe ver ze kunnen gaan. In beide keren ging het goed en heeft die escalatie er juist toe geleid dat die discussie daarna ook niet meer is voorgekomen. Als je eerlijk bent, goed werk levert, een redelijk (= verdedigbaar) tarief hanteert en altijd bereikbaar bent is er iets fundamenteels aan de hand als de klant de opdracht dan toch terugneemt. Ik denk dus dat je in dit soort situaties een rechte rug moet houden en je (redelijke) eigenbelang moet blijven verdedigen! Dat klinkt makkelijker dan het is want je moet je zelfbeheersing goed bewaren, maar het werkt uitstekend als je de feiten en je gevoel gewoon eerlijk op tafel legt. In beide gevallen waren het trouwens ambtenaren die blijkbaar aan hun baas wilden laten zien hoe goed ze konden onderhandelen… Met marktpartijen is die discussie er (voor zover ik me kan herinneren) nooit geweest.

20 Fraude/Diefstal
Ik denk dat vele ondernemers dit onder de pet houden, maar het gebeurt… De administrateur die even krap bij kas zit en denkt iets te kunnen lenen van de zaak zonder het eerst met de baas af te stemmen…  Bij ons werd het ontdekt door het hoofd van de boekhouding, maar het had ook de accountant kunnen zijn want als je administratie goed in elkaar zit, moet je van heel goede huize komen wil je er mee weg komen… De medewerker is natuurlijk op staande voet ontslagen en in een door beiden getekend schrijven hebben we de afspraak gemaakt dat het bedrag in termijnen zou worden terugbetaald (incl. de toen gangbare rente). Mocht hij zich niet aan deze afspraak houden dan zouden wij de vordering onmiddellijk uit handen geven en alsnog aangifte doen bij de politie. Alles werd keurig terugbetaald… Tja… het gebeurt…

Ook op kleine schaal gebeurt het dat bedrijfsmiddelen worden vervreemd… Pennen, papier, kopieën voor de vereniging et cetera.. Ik heb zelf aangegeven dat kopiëren voor de vereniging prima is, zolang het met mij is overlegd. Ik wil het gewoon weten. Bij de kleine kantoorbenodigdheden heb ik alleen het gemoed aangesproken… “Als je zelf vindt dat het volledig terecht is, dan is het goed. Als je denkt dat het toch een beetje diefstal is, dan ben ik het ook met je eens…”. Ach je moet wat…

Jeroen Teelen 2019

040521 / 1371

040522 / 1555