8 maart 2019

28. Reorganiseren…?
    Ik had nooit gedacht dat ik het ooit leuk zou gaan vinden om te doen. Ik was toch een bouwer, geen sloper? Hoe goed je je bedrijf ook opzet, de groei probeert bij te benen en de kosten zo flexibel mogelijk probeert te houden, er komt een moment dat je merkt dat een klus niet doorgaat, dat iemand z’n rekening niet kan betalen, of dat alles tegelijk misgaat.
    Ik vond het vreselijk. In 1991 moest ik mijn bedrijf reorganiseren. In 1985 was ik in mijn eentje op zolder begonnen en zes jaar later had ik bijna veertig man in dienst. Maar toen werd mijn trouwe eerste (en grootste) opdrachtgever gedwongen te stoppen. Ineens viel ongeveer 70% van de omzet weg. Het zijn je vrienden die voor je werken, ze hebben het naar hun zin, we zijn een familie. Als ik op vijf december de schimmel bestijg, voelt Sint zich ook echt verantwoordelijk voor het geluk van de kindertjes in al die jonge gezinnen. Kun je dan ineens heel hard zijn en mensen ontslaan? Nee toch?
    Op zo’n moment zijn commissarissen, of tenminste één door de wol geverfde coach, van levensbelang voor je bedrijf. Ik had drie commissarissen: twee uitstekende en een goede. Gelukkig zaten we financieel ruim in de jas en konden we het best even uitzingen tot betere tijden, maar mijn commissarissen haalden me uit die droom, en daar was ik achteraf heel blij mee. Deze kennis en ervaring wil ik graag delen met degenen die er iets aan kunnen hebben. De eerste stap is het besef dat emotie hier niet helpt. Je moet rationeel handelen, dus doe dat ook.
    
    Je Eerste Verantwoordelijkheid: De Continuïteit van het Bedrijf
    Als het bedrijf niet meer bestaat, heeft niemand meer een baan. Dus, maak alleen kosten voor je omzet en niet voor je leegloop. Inkrimpen… en dat zo snel mogelijk! In zo’n situatie merkt iedereen al snel dat het niet goed gaat, en dat spreekt zich snel rond. Dat is slecht voor zowel de interne sfeer (angst, onrust) als extern (klanten en toeleveranciers).
    Besef dat je sociaal met je mensen moet omgaan, maar dat er sociale vangnetten zijn voor dit soort situaties. Een bedrijf moet zijn bestaansrecht prioriteren en daarnaar handelen.
    
    Enkele Handvatten:
    1. Snelle Actie: Als je onmiddellijk maatregelen neemt, heb je nog de financiële armslag om de mensen van wie je afscheid moet nemen met een fatsoenlijke regeling naar huis te sturen.
    2. Direct Afscheid Nemen: Stuur mensen direct naar huis zodat ze niet te lang de sfeer in de organisatie blijven bepalen. Zelfs de meest evenwichtige medewerkers verliezen hun motivatie en kunnen negatieve invloed hebben op de rest. Geef ze voldoende aandacht, maar voorkom dat ze de sfeer en productiviteit van de overblijvers negatief beïnvloeden. Discussies kunnen beter buiten de deur plaatsvinden.
    3. Behoud de Beste Medewerkers: De allerbeste medewerkers krijgen het eerst een andere baan aangeboden, dus je moet direct actie ondernemen om hen te behouden. Je wilt je toekomstige positie zo sterk mogelijk maken.
    4. Wie Mag Blijven, Wie Moet Gaan? Emotie speelt hier snel een rol: “Ze heeft het al zo moeilijk…”, “Hij is net gescheiden…”. Dit soort overwegingen helpen je niet verder. Maak een lijst met alle medewerkers en geef expliciet aan waarom iemand om zakelijke redenen moet blijven. Zet deze lijst in rangorde. Als het budget op is, moeten degenen onder de streep afvloeien.
    5. Geen Onnodige Toeschikking: Wees niet ‘roomser dan de paus’ als het gaat om keuzes op basis van leeftijd of last-in-first-out. Als je goede argumenten hebt, kun je daar gerust omheen werken. Zorg dat je keuzes eerlijk en op zakelijke argumenten zijn gebaseerd.
    6. Draagvlak Creëren: Draagvlak bij je medewerkers is belangrijk, maar moeilijk te verkrijgen als je niet open en zonder dubbele agenda het proces ingaat. Voer gesprekken met alle betrokkenen op dezelfde dag, soms in groepen, zodat ze steun aan elkaar hebben. Leg je afwegingen op tafel en vraag of ze een betere oplossing zien. Verwacht niet dat iedereen het met je eens zal zijn, maar zorg dat je beslissingen eerlijk en goed onderbouwd zijn.
       
       Vertrouwen Wekken
       Door snel actie te nemen, wek je vertrouwen bij de overblijvende medewerkers en opdrachtgevers. Je toont dat je de capaciteiten hebt om je bedrijf goed te managen, zelfs in moeilijke tijden. Dit bevestigt dat je een waardige partner en goede manager bent. In ‘mooi weer’ managen is namelijk niet zo moeilijk.
       
       Snijden tot op het Bot
       Snijd zo diep mogelijk, niet zo min mogelijk. Dit is het moment voor actie; je wilt volgend jaar niet weer dezelfde situatie hebben. Weeg je onzekerheden mee en reken jezelf niet rijk. Snijd oprecht tot op het bot.
       
       Maximaliseer Verliezen
       Maximaliseer je verliezen voor dat jaar. Het is beter om alle ellende op een hoop te gooien dan om verliezen te spreiden over meerdere jaren. Als de cijfers van een onderneming meestal stabiel zijn, maar slechts één keer een flinke dip vertonen (die je goed kunt toelichten), wekt dat meer vertrouwen dan schommelende resultaten over meerdere jaren. Maximaliseer je verliezen desnoods met een reservering voor het volgende jaar en laat daarna weer keurig herstel zien.
    7. Nazorg en Relaties
       De meeste ontslagen werknemers zien na verloop van tijd in dat het niet anders kon. Wij nodigden hen nog steeds uit voor jubilea, en sommigen kwamen ook—niet allemaal, maar toch. Er is een goede relatie gebleven, en sommigen kwamen we later weer tegen, werkend bij een klant. Dit was voor mij een waardevolle les: je komt elkaar altijd weer tegen, dus wees zuinig op alle relaties, ook op vertrekkende werknemers. Behandel ze naar waarde, want je krijgt er spijt van als je dat niet doet.
       Maar ‘naar waarde’ betekent ook dat je grenzen moet stellen. We hadden een ‘manager’ die grote steken had laten vallen en zich direct ziek meldde, terwijl hij tegelijkertijd een advocaat inschakelde om zijn voordelen veilig te stellen. Deze man heeft ons veel geld gekost, en hem wil ik liever nooit meer tegenkomen. Dus ‘naar waarde’ betekent in zijn geval: “… vul hier iets creatiefs in …”.
       
       
    8. Besef de Realiteit van Werknemersrechten
       Besef dat vermeende ‘werknemersrechten’ vrijwel altijd ondergeschikt zijn aan het voortbestaan van het bedrijf. Laat je niet in de problemen brengen door onredelijke eisen en vraag desnoods om een rechterlijke uitspraak. Wees eerlijk en probeer niet de slimme werkgever uit te hangen, want rechters kijken daar echt doorheen.
       
       
    9. De Les van Reorganiseren
       Nu, vele jaren later, besef ik dat reorganiseren eigenlijk niet zo moeilijk is. Het is noodzakelijk en wordt vaak uitgesteld vanwege onervarenheid, met alle gevolgen van dien. Maar met een beetje ruggengraat en doorzettingsvermogen kun je de organisatie in korte tijd weer op de rails krijgen met een goed toekomstperspectief, en dat geeft een heel goed gevoel!

Jeroen Teelen 2019 (in de hoop dat je deze tips nooit nodig hebt natuurlijk!)

040522 / 3219